La déclaration sociale nominative (DSN) est une formalité qui n’est pas très connue du grand public, notamment des particuliers, puisqu’elle est destinée aux employeurs du secteur privé. C’est un outil qu’il faut absolument connaître et maîtriser pour un entrepreneur qui souhaite embaucher des salariés. Découvrez tout de cette déclaration bien particulière et comment la réaliser de manière simple afin de respecter ses obligations légales.
Qu’est-ce que la DSN ?
La déclaration sociale nominative est une obligation qui incombe aux employeurs. Elle doit être produite chaque mois et reprendre un certain nombre d’informations sur les salariés de l’entreprise.
Elle sert notamment à déclarer un certain nombre de données aux organismes sociaux (Pôle emploi, Assurance maladie (CPAM), Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires de santé), mais aussi à définir le montant de vos cotisations sociales, puis de procéder à leur paiement.
Il faut d’ailleurs noter que, depuis le 1er janvier 2017, la DSN est le seul outil qui permet de transmettre les déclarations périodiques adressées par les employeurs aux organismes de protection sociale et de signaler des événements particuliers.
Cet outil est aujourd’hui dématérialisé et les démarches doivent donc être effectuées en ligne, à partir des données renseignées sur les fiches de paie des salariés. Cela permet notamment de sécuriser et de simplifier les échanges avec les caisses.
Deux sortes d’informations sont rassemblées dans cette déclaration : le montant du salaire du salarié ainsi que les éventuels événements qui pourraient s’être produits sur la période déclarée (par exemple : un congé payé ou sans solde, un arrêt de travail, un événement familial, un congé maternité, paternité, une fin de contrat…).
Cet outil permet donc un traitement plus rapide et plus fiable des informations personnelles des salariés afin d’éviter de leur faire subir un délai de carence trop handicapant.
Comment faire la déclaration sociale nominative ?
La déclaration sociale nominative peut être effectuée par le dirigeant de l’entreprise lui-même, ou par son expert-comptable, à qui il aura au préalable donné l’autorisation de le faire. À noter que, généralement, si le comptable s’occupe des fiches de paie, il prendra également en charge la réalisation de la DSN.
Pour effectuer votre déclaration, il suffit de vous rendre sur le site net-entreprise.fr afin de vous créer un compte. C’est par cet intermédiaire de confiance que vous pourrez réaliser votre démarche. Pour les exploitants agricoles, la déclaration s’effectuera directement via la plateforme du MSA.
Dans les deux cas figure, un tableau de bord vous indiquera l’avancée de votre demande avec un récépissé de dépôt et une demande complémentaire de la part des organismes sociaux, en cas de besoin.
Pour gagner du temps (ce qui est très précieux pour un chef d’entreprise), il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de paie DSN. Ce dernier permettra, au moment de votre déclaration, de pouvoir exporter directement les informations nécessaires dans le formulaire, et ainsi d’accomplir cette formalité en un rien de temps.
De cette façon, la DSN s’intègre parfaitement dans le service de gestion de la paie, puisque tout est lié à l’outil exploité.
La date de déclaration et celle du paiement des cotisations liées varie selon le nombre de salariés dans l’entreprise, mais aussi de la date à laquelle les salaires leur sont versés. N’hésitez pas à vous tourner vers les conseils de l’assurance maladie et/ou de votre expert-comptable afin de prendre en compte les données correspondant à votre structure.
Qui est concerné par la DSN ?
Obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé, la DSN remplace un certain nombre d’autres déclarations annuelles. Elle vient ainsi simplifier le processus de déclaration. Dès lors, les employeurs sont aujourd’hui exemptés de DADS-U, DOETH, DMMO et de DTS.
Les conseillers de l’assurance maladie pourront vous apporter de l’aide si jamais vous rencontrez une difficulté à remplir votre déclaration, notamment en cas de primo déclaration ou en cas de changement de situation d’un de vos collaborateurs. Une aide qui est bonne à prendre, surtout lorsque l’on sait qu’une pénalité s’applique en cas de non-production de la DSN. Le montant de cette pénalité s’élève à 51 euros par salarié, et un pourcentage de pénalité supplémentaire sera appliqué par mois de retard de déclaration. A noter : la pénalité est la même en cas d’oubli de déclaration d’un salarié, même si les autres salariés ont bien fait l’objet d’une DSN dans les temps.