Remplir une formalité administrative est généralement perçue comme une tâche lourde et lente. À l’ère du numérique, cette conception s’efface progressivement. Depuis 2014, la digitalisation imprègne les démarches auprès des services publics. Les citoyens recourent maintenant au procédé rapide de la déclaration dématérialisée. Conscient du caractère sensible des données transmises, l’État prévoit des outils sécurisés et une législation rigoureuse pour les protéger.
Qu’est-ce qu’une déclaration dématérialisée ?
Une déclaration dématérialisée consiste à transmettre les documents constituant votre dossier en format numérique. Les secteurs recourant à cette méthode ne cessent de se multiplier. À ce jour, la dématérialisation est employée en matière de :
- Régularisation fiscale des entreprises ;
- Enregistrement d’un titre d’exploitation ;
- Déclaration d’acquisition et de cession de droits sociaux ;
- Demandes d’aide ;
- Déclarations de rappels relatives au suivi de l’industrie agroalimentaire ;
- Soumission d’offres d’achat dans le cadre du marché public ;
- Facturations ;
- Attestations de détachement ;
- Demande d’autorisations d’urbanisme.
Afin de respecter le formalisme de l’acte, seuls des types précis de fichiers sont recevables. Il appartient aux différentes entités, aussi bien publiques que privées, d’établir leurs règles. Dans la même optique, elles prévoient aussi expressément les plateformes de réception des fichiers.
Bien que la numérisation occupe maintenant une grande place, certaines démarches demeurent réalisées en format papier. C’est notamment le cas de la liasse fiscale étant donné que le site gouvernemental ne la traite pas encore.
Quelle est la législation en vigueur ?
Afin de faciliter la connaissance du droit positif par les citoyens, chaque collectivité territoriale dispose d’un logiciel de mairie. Les lois sont consultables en tout temps et la base de données est mise à jour selon l’ordonnancement en vigueur. L’invention de la déclaration dématérialisée obéit à un impératif de modernisation du service public.
Concernant la dématérialisation, la nomenclature législative et réglementaire prévoit généralement :
- Les différents régimes ;
- Le type de formulaire ou de document à remplir correspondant à chacun d’eux ;
- La fréquence des déclarations dématérialisées.
Pour les rappels des industriels alimentaires, ces derniers doivent se référer à l’arrêté datant du 20 janvier 2021. Ce texte mentionne directement les liens conduisant à la section réservée aux déclarants. En outre, il guide le professionnel sur les étapes à entreprendre et les pièces justificatives à joindre.
Depuis 2018, le ministère en charge de la régulation de la commande publique vulgarise les phases de dématérialisation. Il soumet la validité de la signature électronique à la présentation d’un certificat et d’un visa. Remontant à juillet 2016, la dématérialisation dans le secteur de l’emploi est fixée par le décret 2016-1044.
Concernant les déclarations pour mener à bien des projets d’urbanisme, tout est régi par la loi Elan. Plusieurs articles issus de cette dernière et traitant la dématérialisation ont été incorporés dans le Code de l’urbanisme. C’est assurément la législation la plus récente, revue puis mise en application au début de cette année. Bien entendu, des règlements sont venus en spécifier les détails d’application. La concrétisation infrastructurelle de tout cela est le système du Guichet unique.
Quel outil privilégier ?
En principe, le site officiel auquel vous devez accéder pour effectuer la déclaration dispose déjà d’outils adéquats. Il permet d’exporter votre dossier vers le format demandé, que ce soit en PDF ou autres. Attention, évitez les sites qui proposent des liens de redirection. Les autorités étatiques elles-mêmes dénoncent les arnaques qu’ils peuvent contenir. Or, vous devez garantir la confidentialité des informations personnelles que vous communiquez.
Les déclarations sont faisables de façon sécurisée sur la plateforme du gouvernement. Concernant les impôts, la loi dispose de deux alternatives pour que l’imposé fasse sa déclaration dématérialisée :
- L’échange de données informatisées, requérant généralement un intermédiaire agréé ;
- Le transfert mutuel de formulaires numérisés auprès du portail virtuel de l’organisme public.
Si vous êtes prêt à entamer une longue saisie manuelle, vous pouvez opter pour le second point. En matière de télédéclaration fiscale, il est préférable de recourir aux services d’un cabinet d’expertise en comptabilité. Le choix EDI est particulièrement préconisé pour les entreprises. En effet, le format de vos registres comptables sont ainsi directement convertis afin de respecter les conditions de recevabilité.
Quant aux autres cas, vous créez un profil particulier destiné aux réglementations de votre situation et faire les transactions correspondantes. Cela vaut également pour les candidatures relatives à la commande publique. Afin de prétendre effectivement à un appel, il est essentiel d’ouvrir un profil acheteur.