Les entreprises doivent respecter les règles en vigueur pour s’assurer que leurs colis arrivent à destination. Elles sont notamment tenues de suivre des consignes d’ordre logistique et sécuritaire. Les professionnels doivent également fournir les documents obligatoires pour l’expédition de colis. De plus, la réglementation interdit ou restreint l’envoi de certaines marchandises en raison de leur nature sensible.
Expéditions de colis par les entreprises : quelles sont les réglementations ?
Les questions de logistique occupent une place décisive dans la réglementation sur l’expédition de colis pour les entreprises. Les paquets doivent, par exemple, être mécanisables. Autrement dit, l’emballage est censé posséder des formes régulières (cube, parallélépipède, cylindre, etc.). Il faudra ainsi empaqueter l’objet à expédier et le protéger à l’aide des différentes solutions proposées sur ce site.
Un paquet non mécanisable risque de compliquer la tâche des intervenants sur toute la chaîne logistique (expéditeur, manutentionnaire, transporteur, livreur…). De ce fait, ce type de colis peut être refusé par le prestataire ou pénalisé à travers des frais plus élevés. Il est donc préférable de respecter cette règle. Selon les opérateurs, la notion de « mécanisable » peut aussi impliquer des conditions supplémentaires, comme :
- La stabilité, à travers le calage, le rembourrage et la répartition uniforme des masses pour éviter le renversement des paquets ;
- La présence d’une face suffisamment stable et large pour présenter l’étiquette de transport à l’horizontale ;
- L’absence de débord (poignée, ficelle, rabat…) ;
- L’utilisation d’un emballage résistant, compact et adapté à l’objet à envoyer ;
D’autre part, les experts en logistique déconseillent les matériaux altérant la lisibilité des bordereaux. La cellophane et le plastique peuvent, par exemple, provoquer des reflets affectant le bon déroulement des opérations. L’expéditeur risque d’appliquer un supplément tarifaire en cas de non-respect des consignes. Par conséquent, il est important de lire attentivement les conditions générales de vente et de livraison.
Les colis des entreprises doivent également respecter certaines règles en matière de poids et de dimensions. Après l’emballage, le paquet doit :
- Peser moins de 20 kg ;
- Afficher des dimensions dont la somme est inférieure à 1,5 m ;
- Rester sous le seuil de 1 m pour la dimension la plus longue (longueur, largeur ou hauteur).
Les références peuvent éventuellement changer en fonction de la destination et de la plateforme d’expédition. Néanmoins, il s’agit ici des seuils les plus courants dans le milieu de la logistique. L’entreprise pourra alors éviter toute pénalité en se basant sur ces chiffres. Enfin, le colis doit être accompagné du bordereau d’expédition et de la facture pour les envois commerciaux.
Interdictions et restrictions : ça touche quelles marchandises ?
Les interdictions et les restrictions sont nombreuses dans la réglementation sur l’expédition de colis pour les entreprises. Cela dit, les règles de base sont assez logiques. Il est notamment interdit d’envoyer des contenus prohibés dans les pays d’expédition, de transit et de destination. Toutefois, les lois varient selon les États concernés. L’expéditeur doit donc faire particulièrement attention à certains produits.
Outre les substances et contenus illicites, les sociétés d’expédition peuvent proscrire divers articles potentiellement préjudiciables pour leur activité. Elles interdisent entre autres :
- Les éléments et produits dangereux (toxiques, explosifs, corrosifs, radioactifs, inflammables…) ;
- L’amiante et tout produit contenant cette substance ;
- Les objets prohibés par les législations en vigueur dans les pays de départ, de transit et d’arrivée (armes à feu, munitions, stupéfiants, pornographie…) ;
- Les substances pouvant endommager ou salir les autres colis ;
- Les objets de valeur (billets de banque, bijoux, argenterie, lingots d’or, pièces de collection…) ;
- Divers produits de consommation (denrées périssables, produits alimentaires, produits cosmétiques, parfums, produits frais non alimentaires…) ;
- L’alcool ou tout produit alcoolisé pour les colis à destination de la Suède, des pays musulmans et d’Amérique du Nord (les États-Unis et le Canada).
Par ailleurs, les pouvoirs publics surveillent de près la circulation de certains produits à caractère sensible. Il faudra alors présenter des autorisations administratives ou suivre des procédures particulières pour ce type de colis. Des restrictions concernent notamment :
- Les technologies et biens à double usage (pouvant servir d’armes) ;
- Les espèces sauvages (animales et végétales) menacées d’extinction ;
- Les végétaux et les produits concernés par la réglementation phytosanitaire ;
- Les produits phytopharmaceutiques ;
- Les animaux vivants et les produits animaux ;
- Les médicaments à usage humain ou vétérinaire ;
- Les psychotropes et les stupéfiants à usage médical ;
- Les éléments du corps humain ;
- Les micro-organismes et toxines pathogènes ;
- Les biens culturels (œuvres d’art et autres objets culturels) ;
- Les machines à sous et les appareils de jeux.
Pour les denrées alimentaires en particulier, les autorités actualisent régulièrement la liste des produits interdits ou surveillés. Les dispositions dépendent des éventuelles crises rencontrées à l’échelle nationale et internationale.
Quelles sont les obligations de l’entreprise lors de l’expédition de colis ?
Les professionnels doivent se conformer à la réglementation sur l’expédition de colis pour les entreprises. Ils sont supposés respecter à la fois les lois en vigueur et les règles fixées dans l’univers de la logistique. De plus, l’expéditeur doit suivre les consignes sur les démarches administratives obligatoires pour l’envoi de colis. Les formalités incluent notamment le bordereau d’expédition et la facture.
Le bordereau d’envoi assure l’arrivée du colis à destination en fournissant toutes les informations nécessaires aux transporteurs et aux livreurs. Il est également appelé étiquette de transport ou d’expédition. Le document permet par ailleurs de vérifier le caractère légal et conforme du contenu. Il doit notamment être :
- Rempli correctement avec des informations exactes et complètes ;
- Lisible, sans ratures ni taches apparentes ;
- Protégé par une pochette adhésive pour éviter les détériorations ;
- Apposé sur la face la plus régulière du paquet ;
- Accompagné des descriptions, de la valeur et du code SH du produit pour les envois à l’international.
Pour les exportations, les factures doivent aussi mentionner l’origine des colis, les devises utilisées et l’International Commercial Terms (Incoterm). Une licence d’importation peut éventuellement être demandée sur les envois commerciaux. En revanche, un envoi non commercial ne nécessite pas forcément une facture. Il faudra seulement y apposer la mention « Gift » ou « Donation ». Dans ce cas, les détails de la procédure varieront en fonction de l’entreprise d’expédition et de la destination.