Les tampons encreurs font partie des éléments essentiels de la papeterie de bureau d’une société. Ils ont une grande utilité au quotidien dans la gestion administrative de l’entreprise. Cependant, ont-ils une véritable valeur juridique ? On vous en dit plus.
Valeur et obligation légales d’un tampon
Les tampons encreurs, qu’ils soient conçus et commercialisés par Otypo ou d’autres marques spécialisées dans ce domaine n’ont en vérité pas de valeur légale. Il n’y a d’ailleurs aucune obligation légale à ce sujet, même si la plupart des entreprises en possèdent au moins un, voire plusieurs. Ils servent surtout à rendre plus lisibles des informations qui sont en général déjà présentes dans le document en lui-même et à donner plus de crédit aux documents émis et tamponnés.
Les différentes sortes de tampons encreurs professionnels
Il existe plusieurs sortes de tampons encreurs pour les professionnels, en fonction de leur domaine et de leur utilisation. Certains tampons ne sont par exemple que des dateurs et/ou des numéroteurs. Ils seront utilisés pour dater le document et pour y appliquer la numérotation utilisée par l’entreprise. D’autres tampons de cette catégorie viennent avec une formule type inscrite : « payé le… », « reçu le… », etc. L’entreprise a dans ce cas plusieurs tampons de ce modèle qu’elle utilise en fonction des circonstances : paiement de factures, livraison de produits, réception de marchandises, etc. Les données présentées sont purement informatives et ne relèvent en rien du domaine légal. Ce sont des repères ensuite pour le traitement de la partie administrative de l’entreprise.
Les tampons encreurs professionnels plus élaborés sont appelés des cachets et reprennent les informations légales de l’entreprise. On peut donc y trouver : le nom de la société, sa forme juridique, ses coordonnées, son numéro d’identification en fonction du type de société (SIRET, SIREN, APE, etc.), le montant du capital social de l’entreprise et la TVA intracommunautaire. Les informations du tampon de l’entreprise sont à adapter selon le type de société et de sa localisation. Les mentions ne sont pas exactement les mêmes pour les microentreprises ou bien encore pour celles établies à l’étranger.
Le tampon peut être personnalisé par et pour l’entreprise comme c’est le cas pour le cachet. Mais, quel que soit le type de tampon utilisé, il n’a en lui-même aucune valeur légale. Ce qui devient complètement différent si le tampon est accompagné d’une signature. Dans ce cas, effectivement, le document prend une valeur juridique, mais ce n’est pas la présence ou non du tampon qui fait cette différence. La valeur juridique du document vient de la signature, si la personne qui a signé a d’ailleurs bien l’autorisation ou le pouvoir pour le faire. Il est préférable de se méfier des documents où le tampon n’est pas accompagné d’une signature.
En effet, il est possible à n’importe quel individu de se commander un tampon encreur professionnel, que ce soit pour une entreprise existante ou une fausse société. Aucun contrôle n’est effectué à ce sujet. Ainsi, même si le tampon encreur donne une certaine crédibilité face aux clients, la simple présence d’un cachet sur un document ne permet pas de certifier que l’entreprise est honnête.
Le tampon encreur est surtout beaucoup utilisé, car il fait gagner un temps précieux. Pour les sociétés émettant des factures par exemple, elles doivent renseigner sur le document tous les champs légaux permettant d’identifier l’entreprise. Plutôt que de le faire de façon manuscrite, surtout si le nombre de factures est important, le tampon permet en un seul geste de remplir cette fonction. Il doit toujours être actualisé, ce qui répond aux exigences légales du registre du commerce. Si certaines informations sont manquantes ou ne sont pas mises à jour, l’entreprise risque en effet une amende pour non-respect du Code du commerce.
Conclusion
En résumé, le cachet d’une entreprise n’est pas obligation légale sur un document, cependant, c’est un élément qui permet de l’identifier, de lui donner de la crédibilité et de faire gagner du temps. C’est un investissement au coût peu élevé et qui présente de nombreuses utilités. Cependant, c’est donc à chaque société de décider si elle souhaite réaliser un tampon encreur professionnel. Il n’y a aucune obligation légale, ce qui prouve bien que le tampon en lui-même n’a pas de valeur juridique, seulement s’il est accompagné d’une signature.