Gestion de la paie : règlementation et formalités
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La gestion de la paie est une activité à part entière qui nécessite une maîtrise de la législation et des formalités en vigueur ainsi que des compétences tant en matière de ressources humaines que de comptabilité. Découvrez toutes les règles qui entourent cette activité bien particulière et qui nécessite d’être sur tous les fronts. 

Comment se fait la gestion de la paie ?

Ce qui fait la particularité du gestionnaire de paie, c’est qu’il doit avoir des connaissances tant en matière de comptabilité que de ressources humaines. Une discipline à la croisée des chemins qui doit prendre en compte les acquis sociaux des salariés (ancienneté, congés payés, solde de tout compte…) et la comptabilité stricto sensu (calcul d’un taux horaire, écritures comptables…).

Ainsi le gestionnaire de paie réalise un travail de longue haleine étalé dans le temps, il est ainsi chargé de collecter les absences, congés, retards des salariés qu’ils soient prévus ou non afin de calculer le montant de son salaire. La rémunération attribuée au collaborateur est également accompagnée du calcul et de l’application des charges sociales patronales et salariales. Récemment, le gestionnaire de paie s’est vu d’ailleurs attribué une nouvelle fonction : celle de venir appliquer le prélèvement à la source au salarié, de le collecter au nom de l’État et de l’adapter en fonction des évolutions applicables (changement de situation ou de taux). 

Le gestionnaire de paie est le plus souvent interne à l’entreprise, c’est généralement une fonction qui vient se greffer à celle du dirigeant ou du comptable, les plus à même de réaliser ce suivi précautionneux et lourd de conséquences. Cependant, certaines entreprises utilisent les services d’un prestataire extérieur (externalisation), ainsi, une entreprise spécialisée va se charger de collecter les données essentielles et d’établir les bulletins de paie. Enfin, les petites entreprises font aussi de plus en plus appel à des plateformes 100% digitales qui vont s’occuper de tout, une fois une série de données insérées ou si elles sont connectées directement à des badgeuses en ligne. Ainsi un service comme celui d’esor-paie.com pourra vous accompagner au quotidien pour la gestion de paie des entreprises à partir de 10 salariés. 

Quelles sont les réglementations en vigueur ?

Un document est indispensable au service de gestion de la paie dans une entreprise : le réglementaire de paie (aussi appelé référentiel ou livre blanc). Cet outil papier ou numérique transcrit précisément les modalités d’établissement de la fiche de paie et les règles techniques opérationnelles à mettre en place dans une entreprise. Il va ainsi contenir de manière claire et lisible les informations sur les différents taux de calcul des cotisations sociales, la gestion des absences, les différences entre les contrats de travail et ce que cela va impliquer, les catégories de salariés ou encore les conventions collectives ou accords d’entreprise applicables au sein de l’entité. 

Ce règlementaire est donc régulièrement actualisé pour demeurer à jour des nouveautés juridiques et contenir toutes les données utiles, sans exception. 

Quelles sont les réglementations en vigueur ?
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Quelles formalités sont obligatoires ?

La gestion de la paie donne lieu à l’établissement d’un bulletin de paie dont la création et la remise au salarié est obligatoire que ce soit par voie postale ou par voie électronique. Le salarié est donc obligatoirement destinataire d’un document comportant un nombre d’éléments précis venant apporter des précisions sur le montant de son salaire et faisant un point sur ses acquis (comme l’ancienneté et le nombre de congés payés par exemple) mais explicitant également des informations sur l’employeur et sur la convention collective applicable. 

Outre le bulletin de paie, d’autres éléments doivent être produits par le gestionnaire de paie comme l’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) ou encore la réalisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Le gestionnaire de paie devra également réaliser les formalités liées aux cotisations sociales des collaborateurs présents au sein de l’entreprise. Dans le même ordre d’idée, le gestionnaire de paie doit annuellement réaliser une DADS qui regroupe l’ensemble des déclarations relatives aux impôts et à la sécurité sociale sur l’année écoulée. Des déclarations qui doivent également être effectuées régulièrement sur le site de l’URSSAF et ce pour l’ensemble des salariés ainsi que pour l’employeur.

Par ailleurs, bien que cela puisse sembler logique, il est bon de préciser que le gestionnaire de paie est tenu d’assurer le règlement des salaires, une donnée importante pour les collaborateurs et qui vient illustrer son activité réalisée au fil des jours. Le règlement peut intervenir par chèque, par virement ou même en espèce, généralement celui-ci intervient en fin de mois par virement bancaire, une voie qui assure la régularité et la fiabilité du processus. 

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