Quelles que soient la taille et la forme juridique de votre entreprise, vous devez obligatoirement remettre une fiche de paie à vos salariés. Étant donné que ce document comporte un certain nombre d’informations, des erreurs sont souvent commises lors de son établissement. Vous ignorez quoi faire en cas d’anomalie ? Poursuivez votre lecture !
Quelles sont les erreurs les plus courantes sur un bulletin de paie ?
Il est important de faire des fiches de paye conformes à la législation en vigueur. Les erreurs sur un bulletin de salaire peuvent en effet être lourdes de conséquences pour l’employeur comme pour le salarié. Pourtant, celles-ci sont loin d’être rares. Les erreurs qui portent sur le montant du salaire figurent parmi les plus courantes. Concrètement, il s’agit de celles qui ont conduit l’employeur à verser au salarié une rémunération supérieure (trop-perçu) ou inférieure (moins-perçu) à celle qu’il aurait dû normalement percevoir.
Une autre erreur sur une fiche de paie courante est celle qui concerne le montant des cotisations sociales. Elle est liée à la complexité de leur calcul. En effet, celui-ci doit prendre en compte toutes sortes d’éléments.
Par ailleurs, il est habituel de voir des erreurs relatives à l’ancienneté d’un salarié. Lorsque la date de début de contrat indiquée sur la fiche de paie d’un employé est erronée, le calcul de son ancienneté est faussé. Ce type d’erreur risque de l’empêcher de bénéficier de certains avantages (prime d’ancienneté notamment).
Les erreurs sur la convention collective sont également courantes. Or, celles-ci peuvent se répercuter sur un grand nombre de calculs ainsi que sur les conditions de rupture du contrat de travail.
Enfin, il arrive souvent que le nombre d’heures travaillées indiqué ne corresponde pas à celles qui ont été effectivement réalisées. Cette erreur peut défavoriser le salarié, car elle a un impact sur le calcul des congés payés, de la rémunération des heures supplémentaires et des arrêts de travail.
Peut-on modifier une fiche de paie ?
En cas d’erreur sur une fiche de paie, l’employeur peut et doit modifier le document. Il faut d’ailleurs que la rectification soit effectuée au plus vite après qu’il a lui-même constaté l’anomalie ou suite à la contestation du salarié. Aucun formalisme n’est imposé par la loi concernant la modification d’un bulletin de salaire. De ce fait, l’employeur peut parfaitement corriger individuellement chaque fiche de paie erronée. Il a également la possibilité de réunir dans un seul document les modifications apportées à plusieurs fiches de paie qui comportent des erreurs.
Dans tous les cas, l’employeur doit informer le salarié des rectifications réalisées. Il est aussi tenu de lui remettre le document corrigé. Il faut que ce dernier indique clairement la modification effectuée.
Comment éviter les erreurs ?
Plusieurs solutions permettent de limiter, voire de supprimer le risque d’erreur sur une fiche de paie. Vous pouvez notamment investir dans un logiciel de paie performant. Les erreurs sur les bulletins de salaire étant d’origine humaine la plupart du temps, l’automatisation des processus impliquée par cet outil permet de les éviter. De plus, étant donné que le logiciel de paie se met à jour automatiquement avec l’évolution du cadre légal, il vous permet d’établir en permanence des bulletins de salaire conformes à la loi.
L’audit de conformité constitue une autre solution. Il a pour objectif d’évaluer la conformité de vos pratiques de paie aux règles en vigueur. L’audit permet d’établir la liste des erreurs souvent commises en matière de paie et des anomalies pouvant survenir. Il donne lieu à des recommandations pour améliorer et mettre en conformité le système de gestion de la paie au sein de votre entreprise.
En outre, il est possible d’externaliser la paie auprès d’un expert pour éviter les erreurs sur les bulletins de salaire. Cette solution est conseillée si vous ne disposez pas en interne des compétences nécessaires pour assurer une bonne gestion de la paie. L’externalisation vous permettra de bénéficier d’un gain de temps considérable et de vous focaliser pleinement sur votre cœur de métier.