Le Kbis figure parmi les documents demandés régulièrement par les interlocuteurs d’un établissement commercial. Il peut notamment être réclamé par l’administration ou les investisseurs et partenaires potentiels. Cet extrait permet à la fois de s’assurer de l’existence de l’entreprise et de la légalité de son activité. Après cette vérification, l’entité en question pourra collaborer sereinement avec l’entrepreneur.
Qu’est-ce que le Kbis ?
Le sigle Kbis désigne un document administratif prouvant l’existence officielle d’une entreprise commerciale. Il s’obtient après l’immatriculation de l’activité au Registre du commerce et des sociétés (RCS). La lettre K provient historiquement d’une méthode de classement du tribunal de commerce. Dans ce système, la rubrique K bis renvoie ainsi aux organisations à caractère commercial. Le nom est ensuite resté, même si la classification du RCS a évolué depuis cette époque.
Dans la pratique, il est seulement possible d’obtenir l’extrait du Kbis. Ce dernier est en effet intégré au registre du commerce. Au quotidien, l’extrait Kbis est assimilé à la carte d’identité d’une entreprise commerciale. Il renferme concrètement les différents éléments permettant d’identifier une structure, à savoir :
- Son nom officiel (dénomination sociale) ;
- Sa forme juridique (par exemple : EI, EURL, SARL, SAS, SASU, etc.) ;
- Son capital social ;
- Sa date d’enregistrement et son greffe ;
- Sa domiciliation (adresse du siège social) et éventuellement les implantations des différents établissements de l’organisation ;
- Ses références en matière de numéro d’identification des entreprises (SIREN, SIRET et code APE)…
Au-delà de la vérification de la légalité d’une activité, le Kbis permet de connaître les informations clés sur l’organisation, comme sa direction, son capital, son siège… Les partenaires potentiels pourront ainsi envisager ou non une éventuelle collaboration à partir de ces données.
Comment obtenir et mettre à jour le Kbis de son entreprise ?
Le tribunal du commerce délivre systématiquement un Kbis à l’issue de la dernière étape pour créer une entreprise. Cet extrait original peut être remis en main propre ou envoyé au siège social de l’établissement, en fonction de l’organisation du greffe. Pour toute demande ultérieure, il suffit d’ouvrir un compte sur MonIdenum, un site des greffes des tribunaux de commerce. Il est aussi possible de programmer l’envoi périodique d’un extrait Kbis en recourant aux services de plateformes spécialisées.
Afin de mettre à jour son Kbis, l’entreprise devra déposer ou envoyer une déclaration de modification au greffe du tribunal de commerce compétent. L’instance est définie par l’adresse de son siège social actuel (ou futur en cas de déménagement). Dans les détails, une société devra transmettre :
- Un formulaire Cerfa n° 11682*07 (M2) rempli et signé pour les personnes morales, et un Cerfa n° 11678*08 (P2 CM) pour les personnes physiques ;
- Une copie certifiée conforme de la décision amenant à modifier les statuts (déménagement, revalorisation du capital, changement de dirigeant…) ;
- Un exemplaire des nouveaux statuts, certifié conforme à l’original ;
- Un justificatif permettant de confirmer la modification réalisée (nouveau bail, relevé bancaire, contrat du nouveau gérant…) ;
- Un avis de publication des changements effectués au JAF (journal d’annonce légale) ;
- Un mandat de délégation de pouvoir, si la démarche est réalisée par une autre personne que le représentant légal de la société.
La procédure sera évidemment plus simple pour une entreprise individuelle ou autre structure assimilée à une personne physique. Néanmoins, l’exemple de la société permet de connaître l’ensemble des documents nécessaires à la mise à jour du Kbis.
