Pour des besoins personnels ou dans un cadre professionnel, il est parfois nécessaire de recourir aux services ou produits d’entreprises diverses. Cependant, lorsqu’on ne fait pas assez attention, on peut se retrouver face à un litige parce qu’on a fait confiance à une société peu performante ou pire, non existante. Pour limiter les risques, il est judicieux de vérifier la fiabilité des entreprises avec lesquelles vous envisagez de collaborer. Vous avez ainsi la possibilité de vous procurer ses immatriculations pour contrôler son statut juridique. C’est un moyen de vous assurer que les informations fournies par l’entreprise correspondent à son domaine d’intervention et autres éléments déclarés. Pour davantage de précision, vous pourriez également consulter l’extrait Kbis des professionnels avec qui vous travaillez. Plus de détails dans cet article.

Qu’est-ce que le Kbis ?

Signé par le greffier du tribunal de commerce, le Kbis désigne un acte authentique qui sert à confirmer l’existence juridique d’une entreprise à une date donnée. C’est un extrait du RCS, délivré à toutes les sociétés qui y sont immatriculées (SASU/SAS, EURL/SARL, SA, etc.) pour justifier leur valeur légale. Ce document est exigé auprès des entreprises dans l’administration, mais aussi lors d’éventuelles collaborations entre professionnels et partenaires commerciaux ou encore pour répondre à des appels d’offres. Une banque peut réclamer un extrait Kbis lors de la création de comptes, de la demande d’un prêt, etc.

Le Kbis étant destiné à faciliter l’identification des entreprises, il fournit un résumé de l’ensemble des informations enregistrées au RCS. Si vous vous demandez où trouver un extrait Kbis, vous pouvez entrer en possession de divers renseignements sur la société que vous êtes en train de solliciter. S’il s’agit d’une société à responsabilité limitée par exemple, vous obtiendrez les informations suivantes :

  • Le numéro d’identification et le code NAF (Nomenclature d’Activité Française) ;
  • La forme juridique;
  • La raison sociale
  • L’adresse du siège social ;
  • Le nom commercial ;
  • Les détails des activités de l’entreprise ;
  • Les références d’autorisation pour les professions réglementées ;
  • Le capital social ;
  • La durée de vie ;
  • L’identité des dirigeants;
  • Les éventuelles procédures et décisions du tribunal de commerce.

administratif entreprise

Ces renseignements pouvant être modifiés durant la vie de l’entreprise, l’extrait Kbis est valide seulement 3 mois (pour son utilisation dans l’administration). Vous pourrez vous en servir pour prendre connaissance de la santé financière des entreprises puisqu’il mentionne les procédures de sauvegarde, les redressements ou liquidations judiciaires auxquels elles ont été confrontées.

L’immatriculation d’une entreprise

Quel que soit le secteur (artisans, avocats, agents immobiliers, etc.), un professionnel a l’obligation de s’inscrire auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le premier moyen de savoir qu’une entreprise existe bel et bien sur le plan légal est donc de vérifier si elle est enregistrée. De nombreux sites internet proposent des bases de données que vous pourrez simplement interroger.

Quand il s’agit d’une société, vous pourrez consulter aussi ses statuts et tous les actes modificatifs qui ont été déposés. Grâce à l’immatriculation, le grand public est en mesure d’identifier une entreprise. Si vous désirez avoir plus d’informations, l’extrait Kbis est un document qui vous sera très utile.

Comment obtenir le Kbis d’une entreprise ?

Tout le monde peut avoir accès à l’extrait Kbis d’une entreprise donnée, car les renseignements fournis sont publics. Vous avez la possibilité de le demander directement aux professionnels dont vous sollicitez l’expertise. Ces derniers sont alors dans l’obligation de vous fournir leur extrait. Toutefois, si vous craignez que l’entreprise visée ne vous fournisse une version frauduleuse ou ne se doute de quelque chose, vous pouvez en demander un vous-même. Il suffit de connaître la dénomination sociale de la société dont vous cherchez à obtenir les informations. Ensuite, vous pourriez choisir entre :

  • Demander directement ou par courrier l’extrait Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise ;
  • Faire une demande en ligne sur le site infogreffe.fr.

Dans les premiers cas, il s’agira de fournir la dénomination sociale de l’entreprise dont vous désirez obtenir les renseignements, son nom, son sigle, son numéro SIREN ou encore le SIRET. Son extrait Kbis vous est alors transmis, certifié par le greffe du tribunal de commerce. Vous recevez le document demandé en quelques instants si la demande est faite sur place, tandis qu’il faut compter 3 jours ouvrés pour une réception par courrier.

En ce qui concerne la demande en ligne, vous devez renseigner sur le site Infogreffe la dénomination sociale ou le numéro SIREN/SIRET de l’entreprise. Pour affiner les recherches, vous pouvez ajouter l’activité principale de la société, le département ou encore la commune où se trouve son siège. Une fois que la base de données ressort l’entreprise, il suffira d’aller au niveau de « Documents officiels » et de sélectionner « Extrait Kbis ». À cette étape, vous choisissez également comment vous souhaitez recevoir le document (électronique ou par courrier). Enfin, il faut valider la demande en cliquant sur « Terminer ma commande » ou en suivant les étapes à partir du panier en haut de la page pour la récupération par courrier.

La demande en ligne permet de recevoir immédiatement l’extrait Kbis. Cependant, il n’est pas possible de le faire pour les entreprises immatriculées en Alsace, en Guyane et en Moselle.

Il est important de préciser que seuls les extraits commandés auprès du greffier ou sur le site officiel seront acceptés pour les démarches administratives. S’il vous arrive d’avoir recours à un autre site, le document obtenu ne peut être consulté qu’à titre informatif, car il ne sera accepté dans aucune administration.

Par ailleurs, la demande d’extrait Kbis est payante, peu importe le mode choisi (en ligne, sur place, par courrier). Les tarifs pratiqués tournent autour de :

  • 2,82 euros pour le retrait sur place ;
  • 4,08 euros pour une réception par courrier ;
  • 3,53 euros pour un retrait en ligne (en téléchargement ou par mail).

Pour conclure, le meilleur moyen d’obtenir des informations assez détaillées, justifiant de la légalité d’une entreprise, de son expertise dans un domaine d’activité ou encore de ses états financiers, est la demande d’un extrait Kbis. C’est un document officiel, portant la signature du greffier, et qui est considérée comme la carte d’identité d’une société lorsqu’elle est enregistrée au RCS.

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