Le secteur juridique est un secteur où les documents papiers ont une grande importance, faisant généralement office de preuve et certifiant leur caractère original et non falsifié. Pourtant ces dernières années la société a beaucoup évolué, tendant de plus en plus vers un système digitalisé où les documents et processus sont dématérialisés. Découvrez pourquoi et comment la digitalisation des directions juridiques en entreprise est importante et très utile.
Pourquoi digitaliser les process des directions juridiques ?
Plusieurs avantages découlent d’une digitalisation des données, tout d’abord, la plus évidente : réduire la production de papier. Que ce soit pour une raison écologique, économique ou pour des raisons de stockage, la réduction du papier est très intéressante. En effet, la digitalisation met fin aux dossiers poussiéreux et aux bureaux surchargés pour une plus grande ergonomie au travail.
À noter également que le fait de digitaliser ce secteur d’activité permet d’envisager la possibilité de travailler de plusieurs endroits, et pas nécessairement au bureau. Mais également de pouvoir mettre en place un mécanisme de signature électronique permettant aux destinataires des actes de pouvoir signer où qu’ils soient, pour un gain de temps là encore intéressant. Enfin, les différents services d’une entreprise peuvent donc collaborer entre eux de manière très intuitive et instantanée.
Comment digitaliser les processus juridiques ?
La digitalisation de l’ensemble des processus juridiques nécessite une grande application, mais surtout une réformation globale des procédés. En la matière, des logiciels vous accompagnent pour une transition réussie, mais également dans votre quotidien avec la mise à disposition de plateformes et d’outils permettant une gestion des contentieux et des affaires courantes en réseau.
C’est ainsi que procède logiciel enterprise qui permet aux services juridiques de se positionner comme des acteurs clés dans la vie de l’entreprise avec un procédé dynamique et intelligent indispensable à la vie de l’entreprise. Les services proposés par ce prestataire vous permet de digitaliser le processus juridique en place dans votre entreprise, avec une attache dans des matières comme le droit des Contrats, le Contract Managament avancé, les différents types de Litiges, l’aspect Corporate, le domaine de la Propriété Intellectuelle et de la Protection des données, les Sinistres… L’outil proposé aux professionnels est évolutif et personnalisé et permet la mise en place d’un portail Collaboratif pour les collaborateurs de tous les services et ainsi permettre une communication et une activité 100% fluide.
Amener le changement dans une entreprise
Le changement n’est pas toujours évident, encore moins dans une entreprise où l’ensemble des tâches et des savoir-faire sont en place depuis des années. La digitalisation de la direction juridique nécessitera alors beaucoup de patience, mais surtout la mise en place d’une formation de l’ensemble des collaborateurs pour que chacun soit à l’aise avec cette nouvelle manière de travailler.
L’important est d’y aller en douceur pour ne pas perdre de temps en erreurs. Lorsque vous commencerez votre transition digitale, commencer par ne traiter que les nouveaux dossiers, les nouvelles tâches dans un premier temps afin de se familiariser avec les nouvelles méthodes. S’ensuivra ensuite une tâche d’harmonisation pour que les dossiers passés soient entrés dans le système et que celui-ci soit 100% autonome et surtout fiable.
Une étude sur la digitalisation des fonctions juridiques rapporte que la grande majorité des directions juridiques ont conscience de la nécessité de digitaliser leurs services pour gagner en performance. Cependant “seules 18% de ces dernières estiment qu’elles sont à un niveau avancé de digitalisation de la fonction juridique contre 50% d’entre elles qui le jugent faible” selon les termes de l’étude susmentionnée. L’utilisation d’un outil performant et intuitif, spécialisé dans ce secteur particulier, comme Legisway, est donc indispensable pour s’assurer de ne pas commettre d’impair et vous assurer d’amener un changement durable et efficace au sein de votre entreprise.